Şirket yılbaşı yemeği planlama rehberi

Tarihi erkenden belirleyin

Aralık ayında şirket yemekleri, mezuniyetler ve özel davetler aynı haftalara denk gelir. Mekânlar, servis ekipleri ve ekipmanlar bu dönemde yoğundur. Yılbaşı yemeğinin tarihini erken belirlemek hem istediğiniz mekânı hem de istediğiniz menüyü bulma şansınızı artırır.

Tarih seçerken çalışanların izin planlarını da düşünün. Yılın son haftası birçok çalışan için tatil dönemidir. Aralık ayının ilk yarısı ya da ortası katılımı artırabilir.

Günü seçerken de çalışanların düzenini düşünmek gerekir. Hafta içi bir akşam mesai bitimine yakın başlayan davet katılımı kolaylaştırır ama ertesi gün iş günü olduğu için daha erken biter. Cuma akşamı ise daha uzun ve rahat bir davet imkânı verir. Eşli katılım planlanıyorsa çocuklu çalışanların bakım düzenini kurabilmesi için tarihi erkenden duyurmak ayrıca önemlidir.

Davetin formatını seçin

Şirket yılbaşı yemeği farklı formatlarda yapılabilir. Aşağıdaki tablo yaygın seçenekleri karşılaştırır.

Format seçerken davetin amacını tek cümleyle yazmak işe yarar. Yılın emeğini teşekkürle kapatmak, ödül vermek, yeni katılanları ekibe kaynaştırmak ya da müşterilerle bir arada olmak farklı formatlar ister. Amaç netleştiğinde salon düzeni, menü ve program bu amaca göre şekillenir. Karma bir düzen de mümkündür. Davet kokteylle başlar, ardından oturmalı yemeğe geçilir.

Mekân ve ekipman

Mekân seçimi katılımcı sayısına ve formata bağlıdır. Gala yemeği için sahnesi ve geniş masa düzeni olan bir salon gerekir. Kokteyl için bistro masaların yerleşebileceği açık bir alan yeterlidir. Ofiste yapılacak bir kutlamada ise mevcut alanın yeniden düzenlenmesi gerekir.

Mekânda eksik olan ekipman ayrıca kiralanabilir. Masa, sandalye, bistro masa, bar taburesi, kürsü ve konfeti makinesi yılbaşı davetlerinde sık kullanılır. Kış ayı olduğu için açık alanlarda palmiye soba ve klima ihtiyacı da düşünülmelidir.

Ofiste yılbaşı kutlaması nasıl kurulur?

Küçük ve orta büyüklükteki ekipler için ofiste yapılan bir yılbaşı kutlaması hem pratik hem de samimi bir seçenektir. Çalışanlar mesai sonrası yer değiştirmeden davete katılır, ulaşım sorunu ortadan kalkar. Bunun için toplantı salonu ya da açık ofis alanının bir akşamlığına davete dönüştürülmesi gerekir.

Ofis kutlamalarında genellikle kokteyl ya da finger food düzeni tercih edilir. Masalar bir kenara alınır, bistro masalar ve bar tabureleri ile ayakta sohbet alanı kurulur. İkram masası ve içecek noktası ayrı yerlere konulduğunda kalabalık tek noktada toplanmaz. Davetten sonra ofisin ertesi sabah iş gününe hazır olması için toplama işinin kime ait olduğunu baştan netleştirmek gerekir.

İzmir'de aralık ayında davet planlarken

İzmir'de kışlar ılıman geçse de aralık akşamları serin, zaman zaman yağmurlu ve rüzgârlıdır. Bu yüzden kapalı salonda yapılan davetlerde bile girişte bir vestiyer alanı ve şemsiyelik düşünmek gerekir. Terası ya da bahçesi olan mekânlarda davetin bir bölümü dışarıda planlanıyorsa palmiye soba ve kapalı çardak bu planın ön koşuludur.

Şirket çalışanları şehrin farklı ilçelerinde yaşar ve aralık akşamlarında trafik yoğun olabilir. Mekânı çalışanların çoğunluğuna yakın ya da toplu ulaşımla kolay ulaşılan bir yerde seçmek katılımı artırır. Geç saatte biten davetlerde servis aracı ya da toplu dönüş planı yapmak, çalışanların davetten rahat ayrılmasını sağlar.

Örnek yılbaşı menüsü

Aşağıdaki menü oturmalı bir yılbaşı yemeği için örnek olarak verilmiştir. İçerik davetin formatına ve katılımcılara göre birlikte belirlenir.

Başlangıçta karides kokteyli ya da mantar dolması, ara sıcak olarak paçanga böreği, ana yemekte fırında hindi ya da dana bonfile, yanında iç pilav ve sebze garnitürü yer alabilir. Tatlı olarak profiterol, cheesecake ya da kestaneli bir tatlı yılbaşı havasına uyar. Kokteyl formatında aynı menü kanepe, mini tart ve finger food ürünlerine çevrilir.

Açık büfe formatında menü daha geniş tutulur. Soğuk başlangıçlarda zeytinyağlılar, peynir tabağı ve salatalar, sıcak tarafta iki ya da üç ana yemek, tatlı tarafında birkaç küçük porsiyon tatlı yer alır. Davetin gece yarısına uzadığı durumlarda gecenin sonunda çorba ya da kahve ve tatlı ikramı ikinci bir servis olarak planlanabilir.

Vejetaryen ve özel beslenme ihtiyacı olan çalışanlar için önceden bilgi toplamak ve menüye ayrı bir seçenek eklemek herkesin davete rahat katılmasını sağlar.

Program akışını yazın

Yılbaşı yemeğinde konuşma, ödül töreni, çekiliş ya da canlı müzik gibi bölümler olabilir. Bu bölümlerin yemek servisiyle çakışmaması için yazılı bir akış hazırlanmalıdır. Konuşmalar genellikle ana yemek öncesi ya da tatlıdan önce yapılır. Böylece servis bölünmez, katılımcılar da yemeklerini sıcak yer.

Akışta her bölümün sorumlusunu da yazmak işe yarar. Konuşmayı kim yapacak, ödülleri kim verecek, müziği kim başlatacak gibi soruların cevabı belli olduğunda davet gecesi kimse ne yapacağını sormaz. Servis ekibi de bu akışa göre tabakları masalara getirir ve toplar.

Bütçeyi etkileyen kalemler

Şirket yılbaşı yemeğinin bütçesi birkaç temel karara göre oluşur. Bu kalemleri teklif istemeden önce netleştirmek, farklı teklifleri aynı koşullarla karşılaştırmanızı sağlar.

• Katılımcı sayısı ve eşli katılım olup olmadığı.
• Format: gala yemeği, kokteyl, açık büfe ya da ofiste kutlama.
• Menünün kapsamı: karşılama ikramı, ara sıcak, tatlı büfesi gibi ekler.
• İçecek tarafının kim tarafından ve nasıl karşılanacağı.
• Mekânda hazır olmayan ekipman: masa, sandalye, sahne, kürsü, ısıtma.
• Davetin süresi ve servis ekibinin mekânda kalacağı saatler.

Şirket yılbaşı yemeği kontrol listesi

Planlama sırasında aşağıdaki maddeleri tek tek işaretleyebilirsiniz.

• Tarih ve saat belirlendi, çalışanlara duyuruldu mu?
• Katılımcı sayısı ve eşli katılım durumu belli mi?
• Format seçildi mi: gala, kokteyl, açık büfe ya da ofiste kutlama?
• Mekân ayrıldı, eksik ekipman listesi çıkarıldı mı?
• Menü ve özel beslenme seçenekleri kesinleşti mi?
• Konuşma, ödül ve müzik için program akışı yazıldı mı?
• Kış koşulları için ısıtma ve vestiyer düşünüldü mü?
• Davet sonrası ulaşım konusu planlandı mı?

Katılımı artırmanın yolları

Şirket yılbaşı yemeğinin amacı ekibi bir araya getirmektir. Katılımın yüksek olması için davetin tarihi ve saati çalışanların yoğunluğuna göre seçilmelidir. Mesai bitimine yakın bir saat ve işyerine ulaşımı kolay bir mekân katılımı artırır.

Davetiyeyi erken göndermek ve katılım bilgisini toplamak hem planlamayı kolaylaştırır hem de çalışanların takvimlerine yer açmasını sağlar. Eşli katılım olacaksa bu bilgi menü ve masa düzeni için ayrıca sorulmalıdır. Davet sonrasında ulaşım planı yapmak, özellikle şehir dışında ya da geç saatte biten davetlerde çalışanların rahat etmesini sağlar.

Tek ekiple çalışmanın faydası

Yılbaşı yemeğinde menü, servis ekibi, ekipman, kurulum ve toplama tek ekipte olduğunda organizasyonu üstlenen kişi farklı firmalar arasında koordinasyonla uğraşmaz. Siz yılı birlikte kapattığınız ekibinizle vakit geçirirsiniz.

Ekibiniz için yıl sonu davetini planlıyorsanız yılbaşı yemeği organizasyonu hizmetimize, sahneli ve programlı davetler için de gala yemeği organizasyonu hizmetimize bakabilirsiniz. Katılımcı sayısını, tarihi ve formatı paylaştığınızda menü ve düzen bu bilgilere göre birlikte hazırlanır.