Açılışın amacını ve akışını belirleyin
Açılış kokteyli hazırlığı, etkinliğin kimi hedeflediği sorusuyla başlar. Mağaza açılışında amaç çevredeki müşteriyi içeri almak olabilir; bir fabrika ya da ofis açılışında ise iş ortakları ve resmi davetliler ağırlanır. Bu fark ikramın türünü, saati ve misafir sayısını değiştirir.
Akış genellikle karşılama, konuşmalar, kurdele kesimi ve kokteyl olarak ilerler. Konuşmalar sırasında servis durdurulur ya da sessiz tepsi servisi yapılır; kurdele kesiminden sonra ikram tam olarak açılır.
Akışı yazılı hale getirmek, catering ekibinin servisi doğru anlarda açıp kapatmasını sağlar. Konuşmacıların sırası, kurdele kesiminin saati ve varsa canlı müzik ya da tanıtım bölümü tek bir sayfada toplanmalıdır. Bu sayfa servis ekibinin sorumlusuyla açılıştan önce paylaşılır.
Açılış türüne göre ikram planı
Aşağıdaki tablo farklı açılış türlerinde ikram ve servis yaklaşımını özetler. Menü içeriği açılışın saatine ve misafir profiline göre birlikte belirlenir.
| Açılış türü | Misafir akışı | İkram yaklaşımı | Ekipman |
|---|---|---|---|
| Mağaza açılışı | Gün boyu girip çıkan misafir | Kokteyl standı, tepsi servisi, limonata | Kokteyl standı, bistro masa |
| Ofis ya da showroom açılışı | Belirli saatte toplanan davetli | Kanepe, sıcak parçalar, tatlı | Bistro masa, bar taburesi |
| Fabrika ya da tesis açılışı | Kalabalık, açık alan | Açık büfe ya da yerinde mangal | Şemsiye, çardak, sahne, oturma alanı |
| Fuar standı açılışı | Stant önünde kısa toplanma | Elde tutulan küçük ikramlar | Stant içi bistro masa |
Açılış kokteyli hazırlık takvimi
Açılış kokteyli hazırlığı tek bir günde yapılmaz. Aşağıdaki tablo hazırlığın hangi sırayla ilerlemesi gerektiğini gösterir. Süreler açılışın büyüklüğüne göre değişir; sıra ise çoğu açılış için aynıdır.
| Aşama | Yapılacaklar |
|---|---|
| İlk planlama | Açılış tarihi, saat, davetli profili ve mekânın durumu |
| Davet | Davetli listesi, davetiye ve katılım bildirimi |
| Menü ve servis | Kokteyl menüsü, içecekler, servis ekibi |
| Ekipman ve süsleme | Kokteyl standı, bistro masa, giriş süslemesi, kürsü ya da sahne |
| Akış | Konuşmacılar, kurdele kesimi, müzik, servisin açılış saati |
| Son kontrol | Kesin katılım, kurulum saati, hava durumu ve yedek plan |
İkram ve içecek miktarı
Açılışlarda davetlinin tamamı aynı anda mekânda bulunmaz. Bu yüzden ikram hesabı toplam davetli sayısı ile aynı anda bulunacak misafir sayısı birlikte düşünülerek yapılır. Genel bir ölçü olarak bir saatlik kısa bir kokteylde kişi başı 6-8 parça hesaplanır; açılış öğle ya da akşam yemeği saatine denk geliyorsa bu sayı artırılır.
İçecekte sıcak havalarda limonata, ayran ve soğuk içecekler; kış aylarında sıcak içecekler öne çıkar. Kokteyl standında sunulan limonata, açılışlarda misafiri standa çeken pratik bir ikramdır.
Mağaza açılışlarında gün boyu sürecek bir akış varsa ikram dalgalar halinde planlanır. Davetlilerin yoğunlaşacağı saatlerde tepsi servisi artırılır, sakin saatlerde kokteyl standı tek başına yeterli olur. Bu yöntem hem ürünlerin taze kalmasını hem de ikramın gün sonuna kadar yetmesini sağlar.
Mekân yerleşimi ve giriş
Girişte balon süslemesi ya da şişme kapı takı gibi bir karşılama öğesi, açılışın dışarıdan fark edilmesini sağlar. İkram standı girişi tıkamayacak, ama misafirin içeri girdiğinde göreceği bir noktaya kurulmalıdır.
Bistro masalar misafire tabağını ve bardağını bırakacak yer verir, sohbeti uzatır. Dış mekân açılışlarında puf minderli oturma alanları ve şemsiyeler misafirin daha uzun kalmasını sağlar.
Mekânın içinde ürünler sergileniyorsa ikram alanı ile ürün alanı birbirinden ayrılmalıdır. Misafirin elindeki bardak ya da tabakla ürünlere dokunmak zorunda kalmaması için bistro masalar ürün raflarından uzağa, ama misafirin ürünleri görebileceği bir açıya yerleştirilir. Boş bardak ve tabakların toplanacağı nokta da misafirin gözünün önünde olmamalıdır.
Davetliyi karşılamak
Açılışın ilk izlenimi giriş kapısında oluşur. Misafirin içeri adım attığında karşılama personeli tarafından selamlanması, eline bir karşılama içeceği verilmesi ve nereye ilerleyeceğini görmesi açılışın havasını belirler. Karşılama alanı ile ikram alanı arasında net bir yön olması, girişte yığılmayı önler.
Resmi davetlilerin katıldığı açılışlarda isim listesiyle karşılama yapılabilir. Basın ya da sosyal medya çekimi planlanıyorsa kurdele kesimi alanının ve kokteyl standının fotoğraf çekimine uygun bir ışıkta olması da hazırlığın parçasıdır.
İzmir'de açılış kokteyli planlarken
İzmir'de yaz aylarında dış mekân açılışları için en zorlu saat öğle ile ikindi arasıdır. Kaldırıma ya da bahçeye taşan bir açılışta şemsiye ve gölgelik, soğuk içecek ve sıcağa dayanıklı ikramlar bu saatlerde misafirin kalmasını sağlar. Akşamüstü serinlikle birlikte dış mekân açılışları daha rahat geçer.
İş ortaklarının ve resmi davetlilerin katılacağı açılışlarda iş çıkışı trafiği de hesaba katılmalıdır. Şehrin farklı ilçelerinden gelecek davetliler için açılış saatini biraz geniş tutmak ve ilk yarım saati karşılama ve hafif ikramla geçirmek, geç gelenlerin konuşmaları kaçırmamasını sağlar. Kış aylarında dış mekânda yapılan açılışlarda palmiye soba gibi ısıtıcılar oturma alanına yakın konumlandırılır.
Mağaza, ofis ya da tesis açılışınızı menü, ekip ve ekipmanla birlikte planlamak için açılış organizasyonu hizmetimize, yalnızca ayakta bir ikram düşünüyorsanız kokteyl organizasyon hizmetimize bakabilirsiniz.
Açılış günü kontrol listesi
Aşağıdaki maddeler açılıştan önceki gün tek tek kontrol edilirse etkinlik saatinde koordinasyon yerine misafirle ilgilenirsiniz.
- Davetli listesi ve tahmini katılım
- Açılış saati, konuşma ve kurdele kesimi zamanı
- Kurdele, makas ve konuşma için kürsü ya da sahne
- Kokteyl standının yeri ve elektrik ihtiyacı
- Bistro masa, bar taburesi ve oturma alanı
- Giriş süslemesi ya da şişme kapı takı
- İkramın açılış saati ve tazeleme düzeni
- Etkinlik sonrası toplama
Açılışta sık yapılan hatalar
İkramı konuşmalardan önce tamamen açmak, kurdele kesimi sırasında misafirin tabakla meşgul olmasına yol açar. Karşılamada içecek ve birkaç hafif parçayla başlayıp asıl ikramı kesimden sonra açmak akışı düzenler.
Davetli sayısını yalnızca davetiye adedinden hesaplamak da sık yapılan bir hatadır. Mağaza açılışlarında davetsiz gelen çevre sakinleri ve yoldan geçenler, ofis açılışlarında ise davetlilerin yanında gelen kişiler toplam sayıyı değiştirir. Bu payı baştan hesaba katmak, ikramın ilk saatte bitmesini önler.
Bir diğer hata, ikram standını girişin hemen önüne kurmaktır. Misafir girişte yığılır ve içeri ilerlemez. Standı mekânın içinde, girişten görünen bir noktaya almak misafiri içeri çeker. Dış mekân açılışlarında hava durumuna göre şemsiye ya da ısıtıcı planı da hazır tutulmalıdır.
Gerçek örnekler
Major Catering'in yaptığı Pandora açılış kokteylinde mağaza girişi balonlarla süslendi, balya ve fıçı süslemeli bir kokteyl standında limonata ikram edildi, misafirler bistro masalarda ağırlandı. Dikkan açılış organizasyonunda ise balonlu giriş, dış mekânda puf minderli oturma alanı, bistro masalar, sahne ve yerinde mangal bir arada kullanıldı.
Major Catering açılış kokteylinde menü, servis ekibi, kokteyl standı, bistro masa ve şişme kapı takı gibi ekipmanı tek planda toplar.
