İkramın amacını belirleyin
Fuar standı ikram planı hazırlarken ilk karar, ikramın kime yapılacağıdır. Standın önünden geçen herkese ikram sunmak ile yalnızca görüşmeye oturan potansiyel müşteriyi ağırlamak farklı planlar gerektirir.
Birinci modelde amaç ziyaretçiyi standa çekmektir; kolay alınan, elde tutulan küçük ikramlar seçilir. İkinci modelde amaç görüşmeyi rahatlatmaktır; masaya servis edilen kahve, çay ve tabakta sunulan ikramlar öne çıkar. Çoğu stant ikisini birlikte kullanır.
Amacı belirlemek bütçeyi de netleştirir. Geçen ziyaretçiye yapılan ikram çok sayıda kişiye ulaşır ama kişi başına düşen miktar azdır. Görüşme misafirine yapılan ikram ise az kişiye ama daha özenli bir sunumla ulaşır. Hangi grubun sizin için öncelikli olduğunu bilmek, ikram miktarını ve servis ekibini doğru kurmanızı sağlar.
Ziyaretçi tipine göre ikram
Aşağıdaki tablo stanttaki farklı misafir tiplerine göre ikram ve servis şeklini özetler. Menü içeriği fuarın sektörüne ve stant konseptine göre birlikte belirlenir.
| Misafir | İkram türü | Servis şekli | Örnek |
|---|---|---|---|
| Geçen ziyaretçi | Tek lokmalık, elde tutulan | Tepsi ya da tezgâh | Mini kurabiye, lokum, mini sandviç |
| Görüşmeye oturan misafir | Sıcak içecek ve tabak ikram | Masaya servis | Türk kahvesi, çay, kuru pasta, meyve |
| Stant ekibi | Öğle yemeği | Lunch box ya da arka alanda | Wrap, salata, meyve, içecek |
| Açılış ya da özel saat | Kokteyl | Tepsi servisi ve bistro masa | Kanepe, mini börek, limonata |
Bir fuar günü için örnek ikram akışı
Fuar günü saat saat farklı bir ritimle ilerler. Sabah saatlerinde ziyaretçi az, randevular yoğun olur; öğleden sonra koridorlar kalabalıklaşır. Aşağıdaki tablo bir fuar günü için örnek bir ikram akışını gösterir. Akış fuarın saatlerine ve stantın hedefine göre birlikte belirlenir.
Akışı stant ekibiyle paylaşmak, kimin ne zaman molaya çıkacağını ve ikram tezgâhının hangi saatlerde tazeleneceğini netleştirir. Böylece yoğun saatlerde tezgâh boş kalmaz, sakin saatlerde de gereksiz ürün sergide beklemez.
| Saat dilimi | Stantta durum | İkram |
|---|---|---|
| Açılış öncesi | Kurulum ve hazırlık | Tezgâhın kurulması, içeceklerin hazırlanması |
| Sabah | Randevulu görüşmeler | Görüşme masasına kahve, çay, kuru pasta |
| Öğle | Ekip molası | Stant ekibine lunch box, vardiyalı yemek |
| Öğleden sonra | Yoğun ziyaretçi akışı | Tepsi ya da tezgâhta tek lokmalık ikram, soğuk içecek |
| Kapanışa yakın | Akış azalır | Tezgâhın toplanması, ertesi gün hazırlığı |
Stant alanını ikrama göre planlayın
Fuar standında alan sınırlıdır ve ikram ürün sergisinin önüne geçmemelidir. Stant tasarımı aşamasında küçük bir hazırlık köşesi, kapalı bir dolap ve çöp için gizli bir alan ayırmak, gün boyunca stantın temiz görünmesini sağlar.
Kahve makinesi, su ısıtıcı ya da soğutucu kullanılacaksa elektrik bağlantısının stant projesinde yer alması gerekir. Bu detay son güne kalırsa ikram planı ekipmansız kalabilir.
Görüşme masası için ayrılan alanın da ikramla birlikte düşünülmesi gerekir. Bistro masa ve bar taburesi dar stantlarda yer kazandırır; daha geniş stantlarda alçak masa ve oturma grubu görüşmeyi uzatır. İkramın servis edileceği yolun misafirin önünden değil arkasından geçmesi, görüşmenin bölünmesini önler.
Günlere yayılan fuar için plan
Çok günlü fuarlarda her gün aynı yoğunlukta geçmez. Genel bir eğilim olarak açılış günü ve hafta sonu ziyaretçi sayısı artarken ara günlerde daha çok randevulu görüşmeler yapılır. İkram miktarını ve servis ekibini günlere göre ayarlamak bütçeyi dengeler.
Stant ekibinin öğle yemeği de plana eklenmelidir. Ekip stanttan uzaklaşamadığında lunch box, görüşmeleri bölmeden öğün ihtiyacını karşılar.
Stantta hijyen ve düzen
Fuar ziyaretçisi stantı birkaç saniye içinde değerlendirir. Boş tabaklar, dolu çöp poşetleri ya da dağınık bir ikram tezgâhı ürünün önüne geçer. Kullanılmış tabak ve bardakların düzenli toplanması, ikramın kapalı sunumla korunması ve tezgâhın gün boyu tazelenmesi stantın görünümünü korur.
İkram tezgâhı ürün sergisinden ayrı tutulmalı, ürün katalogları ve numunelerle aynı yüzeyi paylaşmamalıdır. Bu ayrım hem gıda hijyeni hem de ürünlerin temiz kalması için gereklidir.
Gün içinde tezgâhı kimin tazeleyeceği de baştan belli olmalıdır. Stant ekibi görüşmedeyken tezgâhın boşalması ya da dağılması sık rastlanan bir durumdur. Bu işin servis ekibine verilmesi, stant ekibinin dikkatini müşteriden ayırmaz.
İkramı stant konseptiyle uyumlu kılmak
Fuar ikramı, standın bir parçası olarak algılanır. Sektörle ilişkili küçük bir dokunuş, ziyaretçinin standı hatırlamasına yardım eder. Gıda ve içecek dışındaki bir sektörde bile ikramın sunum şekli, tepsilerin ve tezgâhın düzeni standın genel görünümüyle uyumlu olmalıdır.
Açılış ya da ürün tanıtımı gibi özel saatlerde ikram bir buluşma anına dönüşebilir. Bu saatleri fuar programına önceden eklemek ve ziyaretçilere duyurmak, standa belirli bir zamanda kalabalık çekmenin pratik bir yoludur. Bu anlar için ayrı bir kokteyl düzeni ve ek servis personeli planlanır.
- Sunum tepsileri ve tezgâh standın renk ve malzemesiyle uyumlu mu
- Ürünler koku bırakmayan ve sergiyi kirletmeyen türden mi
- Özel saatler fuar programına eklendi mi
- Açılış için kurdele kesimi ve konuşma anı servis akışına işlendi mi
Fuar öncesi kontrol listesi
Aşağıdaki maddeler fuar başlamadan netleşirse stant ekibi fuar boyunca ikramla değil, misafirle ilgilenir.
- Fuar tarihleri ve her günün açılış kapanış saatleri
- Fuar alanının catering ve malzeme girişine ilişkin kuralları
- Stantta ikram için ayrılan alan ve elektrik noktası
- Geçen ziyaretçi ve görüşme misafiri için ayrı ikram planı
- Açılış kokteyli yapılıp yapılmayacağı
- Stant ekibinin öğle yemeği
- Bistro masa, bar taburesi gibi ekipman ihtiyacı
- Gün sonu toplama ve ertesi gün tazeleme düzeni
Fuar İzmir'de stant ikramı planlarken
İzmir'deki büyük fuarların çoğu Gaziemir'deki Fuar İzmir'de düzenlenir. Şehrin farklı ilçelerinden gelen stant ekipleri ve ziyaretçiler için bu alan, sabah trafiğinde uzun bir yol anlamına gelebilir. Bu nedenle ikramın fuar açılmadan önce stantta hazır olması, malzeme girişinin de fuar alanının belirlediği saatlere göre planlanması gerekir.
Yaz aylarında düzenlenen fuarlarda salonlar kalabalıkla birlikte ısınır. Bu dönemde soğuk içecek ve suyun payını artırmak, çikolata ve krema içeren ürünleri azaltmak gerekir. Kış fuarlarında ise sıcak içecek ve fırından çıkmış ürünler görüşme masasında daha çok ilgi görür.
Fuar alanlarının catering ve malzeme girişine ilişkin kuralları fuardan fuara değişebilir. Bu kuralları organizatörden öğrenip catering firmasıyla paylaşmak, kurulum günü sürprizleri önler. Stant ikramının tamamını tek ekipten almak isterseniz fuar catering hizmetimize, görüşme masası için de coffee break ikramları hizmetimize bakabilirsiniz.
Gerçek bir örnek
Major Catering'in Chimado için yaptığı açılış organizasyonunda fuar alanındaki stantta kurdele kesimi yapıldı, ikram stant içindeki bistro masalarda sunuldu. Bu tür açılışlarda ikram, ürün alanını kapatmadan misafirin stantta kalmasını sağlar.
Major Catering fuar ikramını menü, servis ekibi ve bistro masa gibi ekipmanla birlikte planlar; stant sahibine yalnızca misafirleriyle görüşmek kalır.
