Önce çerçeveyi belirleyin
Şirket pikniği planlama sürecinde ilk karar, etkinliğin kimler için yapıldığıdır. Yalnızca çalışanların katıldığı bir piknik ile çalışanların aileleriyle geldiği bir piknik farklı menü, alan ve etkinlik gerektirir. Aile katılımı varsa çocuk sayısını ayrıca toplamak gerekir.
Yer seçiminde fabrika ya da ofis bahçesi, kiralık bir piknik alanı ya da kır mekânı seçenekleri vardır. Şirketin kendi sahası ulaşım kolaylığı sağlar; kır mekânları ise daha geniş alan ve doğal gölge sunar. Her iki durumda da araç girişi, elektrik ve su imkânı önceden kontrol edilmelidir.
Bütçe çerçevesini de bu aşamada belirlemek gerekir. Yemek, ekipman, çocuk etkinlikleri ve ulaşım ayrı kalemler gibi görünse de birbirini etkiler. Örneğin şirket sahasında yapılan bir piknikte ulaşım kolaylaşır ama gölgelik ve oturma ekipmanı artar; doğal gölgesi olan bir kır mekânında ise tersi geçerlidir.
Piknik planlama takvimi
Aşağıdaki tablo piknik hazırlığının hangi sırayla ilerlemesi gerektiğini gösterir. Süreler etkinliğin büyüklüğüne göre değişir; sıra ise çoğu piknik için aynıdır.
| Aşama | Yapılacaklar |
|---|---|
| Başlangıç | Tarih, yer ve katılımcı profili, bütçe çerçevesi |
| Katılım toplama | Çalışan ve aile sayısı, çocukların yaş aralığı, özel beslenme ihtiyacı |
| Menü ve servis | Mangal mı, açık büfe mi, ikisi birlikte mi |
| Ekipman | Masa, sandalye, şemsiye, çardak, minder, şişme oyun grupları |
| Etkinlik programı | Oyunlar, yarışmalar, çocuk etkinlikleri, müzik |
| Son kontrol | Hava durumu, yedek plan, ulaşım ve servis saatleri |
Menü ve mangal
Piknik menüsünde yerinde pişen mangal etkinliğin merkezine yerleşir. Mangal ekibinin sahada pişirmesi hem taze servis sağlar hem de misafirler için başlı başına bir buluşma noktası olur. Mangalın yanında mezeler, salatalar, köz sebzeler ve meyve açık büfeden sunulabilir.
Örnek bir piknik menüsü şöyle olabilir: köfte, tavuk şiş ve sucuk mangalda; yanında köz biber ve domates, çoban salata, piyaz, haydari, lavaş ve ekmek; tatlı olarak karpuz, kavun ve mevsim meyveleri. İçerik katılımcı profiline göre birlikte belirlenir.
Katılımcılar arasında et tüketmeyenler ya da özel beslenme ihtiyacı olanlar varsa mangalın yanında sebze şiş, közlenmiş mantar ve hellim gibi seçenekler eklenebilir. Bu ürünlerin ayrı bir ızgarada ya da ayrı bir bölümde pişirilmesi, misafirin içi rahat bir şekilde yemesini sağlar.
Sıcak havada içecek planı yemekten daha kritik hale gelir. Su, ayran ve soğuk içeceklerin gün boyu yeterli miktarda ve soğuk tutulması gerekir.
Örnek piknik günü akışı
Bir şirket pikniği genellikle sabahtan akşamüstüne kadar sürer. Aşağıdaki tablo örnek bir gün akışını gösterir. Saatler alanın uzaklığına, katılımcı profiline ve mevsime göre birlikte belirlenir.
Akışın en önemli noktası mangal servisinin başlama saatidir. Misafirlerin büyük kısmı alana ulaştıktan sonra servisi başlatmak, geç gelenlerin yemeği kaçırmasını önler. Gün boyu açık kalan bir içecek ve meyve noktası da öğünler arasındaki boşluğu doldurur.
| Zaman | Etkinlik | Catering tarafı |
|---|---|---|
| Sabah | Karşılama, alana yerleşme | Kahvaltılık ikram, çay ve su |
| Öğle öncesi | Oyunlar, yarışmalar, çocuk etkinlikleri | Meyve ve soğuk içecek noktası |
| Öğle | Mangal ve açık büfe | Yerinde mangal, mezeler, salatalar |
| Öğleden sonra | Serbest zaman, müzik, şişme oyun alanı | Tatlı, karpuz, kavun, çay ve kahve |
| Akşamüstü | Kapanış ve dönüş | Toplama ve alan temizliği |
Gölge, oturma ve çocuk alanı
Güneşin altında saatlerce kalan misafir yorulur ve erken ayrılır. Şemsiye, çardak ve minderli oturma alanları misafirin gün boyu rahat etmesini sağlar. Masa ve sandalye sayısı katılımcı sayısına göre, bir kısmı gölgede kalacak şekilde planlanmalıdır.
Aileli pikniklerde çocuk alanı etkinliğin havasını belirler. Şişme oyun grupları, yüz boyama ve çuval yarışı gibi etkinlikler çocukları bir arada tutar, ebeveynlerin de dinlenmesine imkân verir. Pamuk şeker gibi animasyonlu yiyecekler çocuk alanının ilgi noktası olur.
Etkinlik programı da yemek saatleriyle uyumlu olmalıdır. Yarışmalar ve oyunlar mangal servisinin başladığı saate denk gelirse misafirler ikisi arasında bölünür. Programı öğle yemeği öncesi ve sonrası olarak ikiye ayırmak hem servisi hem etkinlikleri rahatlatır.
Çocuk alanının yeri de dikkat ister. Mangal ve servis alanından uzak, ebeveynlerin oturduğu yerden görülebilen bir noktada kurulması hem güvenliği hem de ailelerin rahatını sağlar. Şişme oyun gruplarının zemini düz ve keskin cisimlerden arındırılmış olmalı, oyun alanının başında sorumlu bir kişi bulunmalıdır.
İzmir'de şirket pikniği planlarken
İzmir'de yazlar uzun ve sıcak geçer. Haziran ile eylül arasında yapılan bir piknikte öğle saatlerindeki güneş, etkinliğin en zorlu kısmıdır. Oyunları ve yarışmaları sabahın serin saatlerine ya da akşamüstüne almak, mangal ve yemek alanını tamamen gölgeye yerleştirmek misafirin gün boyu rahat etmesini sağlar.
Kıyıya yakın alanlarda öğleden sonra rüzgâr çıkabilir. Bu yüzden şemsiye ve çardakların sağlam sabitlenmesi, hafif ürünlerin ve peçetelerin açıkta bırakılmaması gerekir. Mangal yerinin rüzgâr yönüne göre seçilmesi de dumanın oturma alanına gelmesini önler.
Şehrin ilçeleri arasındaki mesafe, katılımcıların alana ulaşımını etkiler. Farklı ilçelerde yaşayan çalışanlar için toplu ulaşım planlamak ya da alana varış saatlerini esnek tutmak katılımı artırır. Şirket pikniğinizi menü, mangal ve ekipmanla birlikte planlamak için piknik organizasyonu hizmetimize, yalnızca masa, şemsiye ya da şişme oyun grubu ihtiyacınız varsa ekipmanlar sayfamıza bakabilirsiniz.
Çalışanlara duyuru ve katılım toplama
Piknik ne kadar iyi planlanırsa planlansın, doğru katılım bilgisi olmadan menü ve ekipman hesabı tahmine dayanır. Duyuruyu erkenden yapmak ve katılımı bir form ya da liste üzerinden toplamak, kesin sayıya ulaşmanın en kolay yoludur. Formda çalışanın yanında gelecek yetişkin ve çocuk sayısı, çocukların yaş aralığı ve özel beslenme ihtiyacı ayrı ayrı sorulmalıdır.
Duyuruda alanın adresi, ulaşım seçenekleri, başlangıç ve bitiş saati, kıyafet önerisi ve güneşe karşı hazırlık gibi bilgilere yer vermek, gün içinde sorulacak soruları azaltır. Kesin katılım sayısı, catering firmasına bildirim tarihinden önce toplanmalıdır.
Piknik öncesi kontrol listesi
Piknik gününden önce aşağıdaki maddelerin her biri için sorumlu kişi belli olmalıdır.
- Kesin katılımcı ve çocuk sayısı
- Alanın araç girişi, elektrik ve su durumu
- Mangal yeri ve duman yönü
- Gölgelik ve oturma alanı yerleşimi
- Çocuk etkinlikleri ve şişme oyun alanı
- İçeceklerin soğuk tutulma düzeni
- Yağmur ya da aşırı sıcak için yedek plan
- Etkinlik sonrası toplama ve alan temizliği
Gerçek bir örnek: TetraPak pikniği
Major Catering'in TetraPak için düzenlediği piknik organizasyonu fabrika sahasında, çalışanlar ve aileleri için yapıldı. Etkinlikte çocuk etkinlikleri, yüz boyama, çuval yarışı ve şişme oyun alanı yer aldı.
Major Catering şirket pikniklerinde mangal ekibi, menü, masa sandalye, şemsiye, çardak ve şişme oyun grupları gibi ekipmanı tek planda toplar. Organizasyon ekibi gün boyu tedarikçi takibi yerine çalışanlarıyla vakit geçirir.
