Catering fiyatını belirleyen kalemler
Catering fiyatı neye göre belirlenir sorusunun kısa cevabı şudur: fiyat, yemeğin kendisinden çok etkinliğin bütününe göre oluşur. Menü, onu sunan ekip, sunumda kullanılan ekipman ve tüm bunların etkinlik yerine taşınması tek bir hesapta birleşir.
Aşağıdaki tablo, teklifi en çok etkileyen kalemleri ve her biri için sizden istenecek bilgiyi gösterir. Teklif istemeden önce bu tabloyu bir kez doldurmanız, gelen teklifleri de karşılaştırılabilir hale getirir.
Bu kalemler birbirinden bağımsız değildir. Misafir sayısı arttığında porsiyonla birlikte servis personeli, büfe hattının uzunluğu, masa ve sandalye adedi de artar. Etkinlik süresi uzadığında ise ikramın tazelenmesi ve ekibin etkinlikte kalma süresi hesaba girer. Bu yüzden tek bir kalemi değiştirmek, teklifin birkaç satırını birden etkiler.
| Kalem | Fiyatı nasıl etkiler | Netleştirmeniz gereken |
|---|---|---|
| Misafir sayısı | Porsiyon, ekip ve ekipman miktarını belirler | Kesin ya da yaklaşık sayı |
| Menü içeriği | Çeşit sayısı ve malzeme seçimi maliyeti değiştirir | Ana yemek olacak mı, kaç çeşit |
| Servis şekli | Kokteyl, açık büfe ve oturmalı servis farklı ekip ister | Ayakta mı, oturmalı mı |
| Süre ve saat | Uzun etkinlik daha fazla ikram ve ekip saati demektir | Başlangıç ve bitiş saati |
| Servis ekibi | Karşılama ve servis personeli sayısı | Misafire masada servis gerekecek mi |
| Ekipman | Masa, sandalye, şemsiye, ısıtıcı gibi kalemler | Mekânda neler var, neler yok |
| Etkinlik yeri | Ulaşım, kurulum koşulları ve mutfak imkânı | Adres, kat, araç girişi |
| İçecek | Sıcak, soğuk ve özel içecek seçimi | İçecek servisi dahil olacak mı |
Servis şekli fiyatı nasıl değiştirir
Kokteylde misafirler ayaktadır, ikram küçük porsiyonlar halinde dolaştırılır ya da istasyonlardan alınır. Ana yemek yoksa kişi başına düşen ikram miktarı düşer, ancak tepsi servisi için yeterli sayıda servis personeli gerekir.
Açık büfede yemekler bir hattan servis edilir. Çeşit sayısı arttıkça büfe ekipmanı ve hazırlık da artar. Oturmalı serviste ise her masaya tabak servisi yapılır, masa düzeni, örtü ve daha kalabalık bir servis ekibi hesaba girer.
Kısacası aynı menü, servis şekli değiştiğinde farklı bir ekip ve ekipman planı gerektirir. Bütçeniz belliyse servis şeklini bütçeyle birlikte konuşmak, menüyü sonradan küçültmekten daha sağlıklı sonuç verir.
Etkinliğin yeri de servis şekliyle birlikte düşünülmelidir. Mutfak imkânı olmayan bir bahçe ya da fabrika sahasında yemeklerin sıcak tutulması için ek ekipman gerekir; yerinde mangal yapılacaksa mangal ekibi ve alanı hesaba girer.
Etkinlik türüne göre öne çıkan maliyet kalemleri
Her etkinlik türünde teklifi ağırlaştıran kalem farklıdır. Aşağıdaki tablo genel bir ölçü olarak hazırlanmıştır ve hangi kalemi baştan konuşmanız gerektiğini gösterir. Rakam içermez, çünkü tutar sizin etkinliğinizin ayrıntılarına göre oluşur.
Tabloyu teklif görüşmesine giderken yanınızda bulundurmanız faydalı olur. Öne çıkan kalemi baştan netleştirdiğinizde teklif daha az revizyonla son halini alır.
| Etkinlik türü | Teklifi en çok etkileyen kalem | Baştan sormanız gereken |
|---|---|---|
| Açılış ve kokteyl | Servis personeli ve tepsi servisi | Misafir aynı anda mı gelecek, akışlı mı |
| Düğün ve nişan | Ana yemek ve oturma düzeni | Masa başına servis mi, açık büfe mi |
| Fuar standı | Gün sayısı ve ikramın tazelenmesi | Kaç gün, günde kaç ziyaretçi bekleniyor |
| Kurumsal piknik | Yerinde mangal, gölgelik ve oyun alanı | Alan kime ait, elektrik ve su var mı |
| Seminer ve toplantı | Mola sayısı ve öğle yemeği | Program kaç oturumdan oluşuyor |
| Gala yemeği | Masa düzeni, örtü ve servis sırası | Kaç servisli bir menü düşünülüyor |
Tarih, saat ve mevsimin etkisi
Etkinliğin tarihi ve saati de teklifi şekillendirir. Akşam saatlerine uzayan bir davet, ekibin daha uzun süre etkinlikte kalması anlamına gelir. Gündüz yapılan kısa bir açılışta ise ana yemek gerekmeyebilir ve ikram hafif tutulabilir. Bu yüzden saat seçimi, menü kadar bütçeyi de belirler.
Mevsim, özellikle açık hava etkinliklerinde ekipman listesini değiştirir. Yaz aylarında gölgelik, şemsiye ve soğuk içecek payı artar; sıcak havada bekletilmemesi gereken ürünler için soğuk saklama düzeni kurulur. Kış aylarında açık alanda yapılan bir etkinlikte palmiye soba gibi ısıtıcılar listeye girer. Kapalı bir salonda ise mevsimin etkisi daha sınırlıdır.
Düğün, mezuniyet ve yıl sonu dönemlerinde takvim daha hızlı dolar. Tarihiniz bu dönemlere denk geliyorsa teklif sürecini erkenden başlatmak, menü ve ekipman seçiminde daha geniş bir alan bırakır.
Teklif isterken hazır olması gereken bilgiler
Aşağıdaki bilgilerle gelen bir talep, ilk görüşmede gerçekçi bir teklife dönüşür. Eksik bilgi olduğunda firmalar varsayımla hesap yapar ve teklifler birbirine benzemez.
- Etkinlik türü: kurumsal davet, açılış, düğün, piknik gibi
- Tarih, başlangıç ve bitiş saati
- Yaklaşık misafir sayısı ve kesinleşme tarihi
- Etkinlik yeri: kapalı salon, bahçe, fabrika sahası, fuar standı
- Tercih ettiğiniz servis şekli
- Mekânda mevcut olan masa, sandalye ve elektrik imkânı
- Özel beslenme ihtiyacı olan misafir olup olmadığı
- Varsa bütçe aralığınız
Teklifleri karşılaştırırken nelere bakmalı
Toplam rakama bakmadan önce teklifin neyi kapsadığına bakın. Bir teklifte servis ekibi, ekipman, kurulum ve toplama dahilken diğerinde bunlar ayrı kalem olabilir. Düşük görünen teklif, eklenen kalemlerle pahalıya dönebilir.
Servis ekibinin etkinlik boyunca kalıp kalmadığını, toplamanın kime ait olduğunu ve masa örtüsü, servis malzemesi gibi detayların dahil olup olmadığını yazılı olarak sorun. Major Catering'de menü, servis ekibi, ekipman, kurulum ve toplama tek ekipte planlanır; böylece karşılaştırmanız gereken ayrı faturalar oluşmaz.
Teklifleri yan yana koyarken menüdeki çeşit sayısına değil, her çeşidin miktarına ve sunum şekline de bakın. Aynı adı taşıyan iki menü, porsiyon büyüklüğü ve servis biçimi yüzünden çok farklı bir deneyim sunabilir. Belirsiz kalan her ifadeyi, örneğin "zengin büfe" ya da "ikram çeşitleri" gibi genel tanımları, somut öğelerle yazılı hale getirmenizi isteyin.
Bütçeyi korumanın yolları
Bütçeyi korumak için menüyü fakirleştirmek gerekmez. Aşağıdaki adımlar genellikle misafirin fark etmeyeceği yerden tasarruf sağlar.
- Misafir sayısını mümkün olduğunca erken kesinleştirin
- Etkinliği yemek saatinin dışına alırsanız ana yemek ihtiyacı ortadan kalkabilir
- Çok sayıda çeşit yerine az çeşidi yeterli miktarda planlayın
- Mekânda var olan ekipmanı bildirin, tekrar kiralanmasın
- Menü, ekip ve ekipmanı tek firmadan alarak koordinasyon maliyetini azaltın
İzmir'de etkinlik yerinin teklife etkisi
İzmir'de etkinlik yeri, teklifin lojistik tarafını doğrudan etkiler. Şehrin ilçeleri arasında mesafe ve trafik süresi kayda değerdir; kuzeyde ya da güneyde merkeze uzak bir alanda yapılan bir etkinlikte ekibin ve ekipmanın taşınması daha fazla planlama ister. Bu nedenle adres, teklifin ilk sorularından biridir.
Kıyıya yakın ve bahçeli mekânlar İzmir'de sık tercih edilir. Bu tür alanlarda rüzgâr, güneşin açısı ve zeminin durumu kurulumu etkiler. Mekânın mutfak imkânı olup olmadığı, araç girişinin nereden yapılacağı ve kurulum için kaç saat önce alana girilebileceği teklif aşamasında netleşmelidir.
Kurumsal davetlerden düğün yemeğine kadar farklı etkinlikler için açık büfe catering ya da kokteyl organizasyon hizmetimize bakabilirsiniz. Etkinlik yerini ve saatini paylaştığınızda ekipman ve servis planı bu bilgilere göre birlikte hazırlanır.
