Catering firması seçerken bakılacak ölçütler
Catering firması nasıl seçilir sorusunun cevabı, firmanın yemeği ne kadar lezzetli yaptığından fazlasını içerir. Etkinliğin başarısı yemeğin zamanında, doğru sıcaklıkta ve düzenli bir servisle misafire ulaşmasına bağlıdır. Bu yüzden mutfak kadar sahadaki organizasyon da değerlendirilmelidir.
Aşağıdaki tablo, bir catering firmasında aramanız gereken özellikleri ve bunları nasıl anlayacağınızı özetler.
| Ölçüt | Neden önemli | Nasıl anlarsınız |
|---|---|---|
| Etkinlik türünde deneyim | Fuar, düğün ve piknik farklı planlama ister | Benzer etkinlik fotoğraflarını isteyin |
| Menü esnekliği | Menü saate ve misafire uymalı | Hazır paket mi, birlikte mi belirleniyor |
| Kendi servis ekibi | Servis kalitesi sahada belli olur | Karşılama ve servis personeli kimden |
| Ekipman | Masa, sandalye, şemsiye ayrı firmadan gelirse koordinasyon zorlaşır | Ekipmanı kendisi sağlıyor mu |
| Teklifin kapsamı | Gizli kalemler bütçeyi bozar | Kurulum ve toplama dahil mi |
| Hijyen ve hazırlık | Gıda güvenliği tartışmaya açık değildir | Hazırlık ve taşıma nasıl yapılıyor |
| Referanslar | Kurumsal işlerde süreklilik güven verir | Çalıştığı kurumları sorun |
Tek elden hizmet neden fark yaratır
Yemeği bir firmadan, masa sandalyeyi bir başkasından, servis personelini üçüncü bir kaynaktan aldığınızda etkinlik günü koordinasyon sizde kalır. Bir kalem geciktiğinde ya da eksik geldiğinde kimin sorumlu olduğu belirsizleşir.
Menü, servis ekibi, ekipman, kurulum ve toplama aynı ekipte olduğunda tek bir muhatapla konuşursunuz. Etkinlik günü misafirlerinizle ilgilenirken masaların kurulup kurulmadığını takip etmek zorunda kalmazsınız. Major Catering bu modelle çalışır; ekipman ister catering ile birlikte ister ayrı kiralanabilir.
Görüşmede sormanız gereken sorular
İlk görüşme, firmanın sizin etkinliğinizi ne kadar anladığını gösterir. Aşağıdaki soruları sırayla sormanız, teklifleri aynı zeminde karşılaştırmanızı sağlar.
- Benzer bir etkinlikte nasıl bir menü ve servis şekli önerirsiniz
- Menü bizim saatimize ve misafirimize göre değiştirilebilir mi
- Servis ekibi etkinlik boyunca yerinde kalacak mı
- Masa, sandalye, örtü ve servis malzemesi teklife dahil mi
- Kurulum ve toplama kime ait
- Yemekler nerede hazırlanıyor, sahaya nasıl taşınıyor
- Özel beslenme ihtiyacı olan misafirler için ne yapılabilir
- Misafir sayısı değişirse son bildirim tarihi ne
Teklif dosyasında görmeniz gerekenler
Seçim çoğu zaman teklif dosyası üzerinden yapılır. Açık yazılmış bir teklif, firmanın etkinliği nasıl planladığını da gösterir. Aşağıdaki tablo bir teklifte bulunması gereken kalemleri ve bunların nasıl yazılması gerektiğini özetler.
Tablodaki kalemlerden biri teklifte yoksa bunu bir eksiklik olarak değil, sorulması gereken bir konu olarak görün. Yazılı cevap aldığınızda karşılaştırma da adil hale gelir.
| Kalem | Teklifte nasıl yazılmalı |
|---|---|
| Menü | Öğelerin adı ve servis şekliyle, genel ifadeler olmadan |
| Misafir sayısı | Hesaba esas sayı ve son bildirim tarihi |
| Servis ekibi | Karşılama ve servis personelinin görev süresi |
| Ekipman | Masa, sandalye, örtü, servis malzemesi tek tek |
| Kurulum ve toplama | Saatleri ve kimin sorumluluğunda olduğu |
| İçecek | Hangi içeceklerin dahil olduğu |
| Ulaşım | Etkinlik yerine taşımanın kapsamda olup olmadığı |
Dikkat edilmesi gereken uyarı işaretleri
Etkinliği dinlemeden hazır fiyat listesi gönderen, menüde değişiklik isteğine kapalı olan ya da teklifte servis ekibi ve ekipmanı belirsiz bırakan firmalarda sürpriz yaşama ihtimali yüksektir. Teklifte yazmayan her kalem etkinlik günü ek maliyet ya da eksik olarak karşınıza çıkabilir.
Yalnızca en düşük teklife göre karar vermek de risklidir. Kapsamı daraltılmış bir teklif ilk bakışta avantajlı görünür, ancak toplama, servis personeli ya da ekipman sonradan eklendiğinde fark kapanır.
Bir diğer uyarı işareti, etkinlik yerini hiç sormayan firmalardır. Mekânın mutfak imkânı, araç girişi, elektrik ve kurulum saati bilinmeden verilen bir teklif, sahada karşılaşılacak sorunları hesaba katmamış olur. Firmanın soru sorması, işi ciddiye aldığını gösterir.
Etkinlik türüne göre öncelikler
Her etkinlikte aynı ölçüt öne çıkmaz. Fuar ve açılış gibi kurumsal etkinliklerde zamanlama ve dar alanda düzenli servis belirleyicidir. Düğün ve nişanda menünün aileye uygunluğu ve servis ekibinin misafire yaklaşımı öne çıkar. Piknik ve bahçe davetlerinde ise ekipman, gölgelik ve yerinde pişirme imkânı kararı belirler.
Seminer ve toplantı gibi gün boyu süren programlarda ise molaların zamanında hazır olması ve ikramın her molada tazelenmesi öne çıkar. Ev davetleri ve mevlüt gibi aile etkinliklerinde ekibin ev ortamına saygılı, sessiz ve düzenli çalışması önem kazanır. Açılışlarda da kurdele kesimi ya da konuşma anında servisin kısa bir süre durması gibi küçük ayrıntılar, firmanın programı ne kadar takip ettiğini gösterir.
Firmayla görüşürken kendi etkinliğinizin önceliğini baştan söylemek, size gelen önerinin de o önceliğe göre şekillenmesini sağlar.
Etkinlik günü sahada neye bakılır?
Bir catering firmasının nasıl olması gerektiği en net etkinlik günü anlaşılır. Kurulumun misafirler gelmeden bitmesi, ikram alanının düzenli görünmesi ve servis ekibinin misafire nasıl yaklaştığı ilk dakikalarda fark edilir.
Etkinlik boyunca tepsilerin ve büfenin tazelenmesi, boş tabak ve bardakların toplanması, masaların düzenli tutulması servis ekibinin işidir. Bu işleri misafir fark etmeden yapan bir ekip, etkinlik sahibinin de misafirleriyle ilgilenmesine alan açar. Etkinlik sonunda toplamanın da planlandığı gibi yapılması, mekânın teslimi açısından önemlidir.
Sahada tek bir sorumlu kişinin olması iletişimi kolaylaştırır. Program kaydığında ya da misafir sayısı beklenenden farklı çıktığında karar verecek bir muhatabın yanınızda olması, sorunun büyümeden çözülmesini sağlar. Bu kişiyi etkinlik öncesinde tanımanız faydalı olur.
İzmir'de catering firması seçerken
İzmir'de etkinlik yerleri birbirinden çok farklıdır. Bir yanda şehir içindeki salonlar ve otel alanları, bir yanda kıyıya yakın bahçeler, fabrika sahaları ve Gaziemir'deki Fuar İzmir gibi geniş fuar alanları bulunur. Firmanın sizin etkinlik yerinize benzer alanlarda çalışıp çalışmadığını sormak, kurulum ve lojistik konusundaki hazırlığını anlamanızı sağlar.
Şehrin ilçeleri arasındaki mesafe ve trafik, yemeğin etkinlik yerine ulaşma süresini etkiler. Yemeklerin nerede hazırlandığı ve sahaya nasıl taşındığı bu yüzden önemli bir sorudur. Uzun ve sıcak geçen yaz aylarında açık havada yapılan etkinliklerde gölgelik, şemsiye ve soğuk saklama düzeni de firmanın planında yer almalıdır.
Kurumsal etkinlikleriniz için kurumsal organizasyonlar hizmetimize, düğün ve aile davetleri için de düğün organizasyonu hizmetimize bakabilirsiniz. Etkinlik türünü, tarihini ve yerini paylaştığınızda menü, ekip ve ekipman planı sizinle birlikte hazırlanır.
Seçimden sonra netleştirilmesi gerekenler
Firmayı seçtikten sonra menüyü, servis şeklini, ekip sayısını, ekipman listesini ve etkinlik günü akışını yazılı olarak netleştirin. Kurulumun hangi saatte başlayacağı, ikramın hangi saatte açılacağı ve toplamanın ne zaman yapılacağı herkes tarafından bilinmelidir.
Major Catering 2006'dan beri İzmir ve çevresinde kurumsal ve özel etkinliklere hizmet veriyor. Tüpraş, Bosch, Arçelik ve Migros dahil 25 kurumsal referansı bulunan firma, menüyü etkinliğe, saate ve misafire göre sizinle birlikte belirler.
