Süreye göre kişi başı parça sayısı
Kokteyl kişi başı kaç parça sorusunda ilk belirleyici, misafirlerin ne kadar süre kalacağıdır. Kokteylin ilk saatinde ikram daha hızlı tükenir, sonraki saatlerde tüketim yavaşlar. Bu yüzden süre iki katına çıktığında parça sayısı iki katına çıkmaz.
Aşağıdaki tablo genel bir ölçü olarak sektörde kullanılan aralıkları gösterir. Kesin sayı menüye, misafir profiline ve etkinliğin akışına göre birlikte belirlenir.
| Kokteyl tipi | Süre | Genel ölçü (kişi başı) |
|---|---|---|
| Açılış, karşılama kokteyli | 1 saat | 6-8 parça |
| Lansman, kurumsal davet | 2-3 saat | 10-14 parça |
| Yemek yerine geçen akşam kokteyli | 3 saat ve üzeri | 16-20 parça |
Saat ve misafir profili hesabı nasıl değiştirir
Öğle ya da akşam yemeği saatine denk gelen bir kokteylde misafirler aç gelir ve ikrama yemek gözüyle bakar. Bu durumda sayıyı aralığın üst sınırından hesaplamak, ayrıca daha doyurucu parçalar eklemek gerekir. Öğleden sonra yapılan bir açılışta ise hafif ve tatlı ağırlıklı bir seçki çoğu zaman yeterlidir.
Misafir profili de sonucu etkiler. Uzun süre ayakta kalacak, çalışma gününden çıkıp gelen bir kurumsal grup daha fazla tüketir. Mağaza açılışı gibi misafirin girip çıktığı etkinliklerde ise toplam davetli sayısının tamamı aynı anda bulunmaz; burada anlık misafir sayısı ve toplam akış birlikte düşünülür.
Mevsim de tüketimi etkiler. Sıcak havada misafirler hafif, soğuk parçalara ve serinletici içeceklere yönelir; kış aylarında sıcak parçalara ilgi artar. Menüdeki soğuk sıcak dengesini mevsime göre kaydırmak, hiçbir tepsinin yarım kalmamasını sağlar.
Etkinliğin içeriği de hesabı etkiler. Konuşma, sunum ya da canlı müzik gibi bölümler varsa misafirler bu sırada ikramdan uzaklaşır ve tüketim bölümün bitişinde yoğunlaşır. Programı servis ekibiyle paylaşmak, tepsilerin doğru anda çıkmasını sağlar.
Parçaları türlere göre dağıtmak
Toplam sayıyı bulduktan sonra parçaları türlere bölmek, menünün dengeli olmasını sağlar. Genel bir ölçü olarak tuzlu soğuk parçalar menünün en büyük bölümünü oluşturur, sıcak parçalar ve tatlılar onu tamamlar.
Örnek olarak iki saatlik bir kurumsal kokteylde kişi başı 12 parçalık bir plan şöyle dağılabilir. Bu bir örnektir; içerik etkinliğe göre birlikte belirlenir.
| Tür | Kişi başı | Örnek öğeler |
|---|---|---|
| Soğuk tuzlu | 5 parça | Mini kanepe, bruschetta, peynirli tartolet, meze kaşıkları |
| Sıcak tuzlu | 4 parça | Mini börek, köfte şiş, tavuk şiş, mantarlı tartolet |
| Tatlı | 3 parça | Mini ekler, meyveli tartolet, şekerpare, çikolatalı lokma |
Örnek hesap: 100 davetlili iki saatlik kokteyl
Genel ölçüyü somut bir sayıya çevirmek planlamayı kolaylaştırır. Örnek olarak 100 davetlinin katıldığı, akşamüstü başlayan ve iki saat süren bir kurumsal kokteyli düşünelim. Kişi başı 12 parça hesaplandığında toplam 1.200 parça ikram planlanır. Bu sayı soğuk, sıcak ve tatlı parçalara yukarıdaki dağılıma göre bölünür.
Davetlilerin tamamı aynı anda gelmeyecekse hesap değişmez, ama servisin zamanlaması değişir. Sıcak parçaların tamamını ilk yarım saatte çıkarmak yerine kokteyl boyunca dalgalar halinde servis etmek, geç gelen misafirin de aynı ikramı görmesini sağlar. Tatlılar genellikle ikinci saatte devreye girer.
Aşağıdaki tablo aynı örneğin saat saat nasıl ilerleyebileceğini gösterir. Bir örnektir; akış etkinliğinizin programına göre birlikte belirlenir.
| Zaman | Servis edilen | Not |
|---|---|---|
| İlk 30 dakika | Soğuk parçalar ve karşılama içeceği | Misafirler gelirken tepsi servisi |
| 30-75. dakika | Sıcak parçalar, soğuk parçaların tazelenmesi | Konuşma ya da sunum varsa öncesinde |
| 75-120. dakika | Tatlılar, kalan sıcak parçalar | İçecek servisi sürer, tepsiler seyrelir |
Tepsi servisi ile istasyon arasındaki fark
Kokteyl ikramı iki şekilde sunulur. Tepsi servisinde servis personeli parçaları misafirin arasında dolaştırır; misafir yerinden kalkmadan ikrama ulaşır ve tüketim daha kontrollü ilerler. İstasyon düzeninde ise ikram bir ya da birkaç masaya kurulur ve misafir kendisi alır.
Tepsi servisinde parça sayısı daha öngörülebilir olur, çünkü her tepsi belli aralıklarla çıkar. İstasyonda misafirler aynı anda tabaklarını doldurabildiği için ilk dakikalarda tüketim hızlanır. Bu nedenle istasyon ağırlıklı bir kokteylde aralığın üst sınırına yakın hesap yapmak daha güvenlidir.
Pek çok kokteylde iki yöntem birlikte kullanılır. Soğuk parçalar ve tatlılar istasyonda dururken sıcak parçalar tepsiyle dolaştırılır. Bu düzen hem kalabalığı dağıtır hem de sıcak ürünlerin bekleyip soğumasını önler.
İçecek miktarı nasıl hesaplanır?
Kokteylde ikram kadar içecek hesabı da önemlidir. Genel bir ölçü olarak ilk saatte kişi başı iki içecek, sonraki her saat için bir içecek daha hesaplanır. Sıcak havalarda ve açık alanda bu oran yükselir, su ve soğuk içecek payı artar.
İzmir'de yaz akşamları uzun ve sıcak geçer. Bahçe ya da kıyıya yakın açık alanlarda yapılan kokteyllerde limonata, soğuk çay ve suyu bol tutmak, kremalı ve sıcakta bekletilmemesi gereken parçaları azaltmak gerekir. Gölgelik ve bistro masa yerleşimi de misafirin rahat ikram almasını etkiler.
- Su her saatte ve her misafir için hazır olmalı
- Karşılama içeceği ilk dakikalarda tepsiyle sunulmalı
- Sıcak havada soğuk içecek payı artırılmalı
- Alkolsüz seçenek her kokteylde yer almalı
- Boş bardak toplama ve bardak yenileme planlanmalı
Kokteyl ikramını planlarken kontrol listesi
Parça sayısı doğru olsa bile servis akışı kötü planlanırsa misafir ikramı görmeden etkinlik biter. Aşağıdaki liste en sık atlanan noktaları toplar.
- Etkinliğin başlangıç ve bitiş saatini netleştirin
- Kokteylin yemek saatine denk gelip gelmediğini belirtin
- Toplam davetli ile aynı anda bulunacak misafir sayısını ayırın
- Vejetaryen ya da özel beslenme ihtiyacı olan misafirleri sorun
- Tepsi servisi mi, istasyon mu, ikisi birlikte mi olacağına karar verin
- Bistro masa ve tabak bırakma noktalarını yerleşim planına ekleyin
- İçecek servisini ikramla birlikte planlayın
Az ya da çok hesaplamanın etkisi
Eksik hesaplanan bir kokteylde ikram ilk saatte biter ve etkinliğin geri kalanı boş tepsilerle geçer. Fazla hesaplamada ise bütçenin bir kısmı tüketilmeyen ikrama gider. Doğru aralık, süre ve saat bilgisinin baştan net verilmesiyle bulunur.
Doğru hesabı korumanın bir yolu da misafir sayısını kademeli kesinleştirmektir. Davetiyeye katılım bildirimi eklemek, son haftada kesin sayıyı netleştirmenizi sağlar. Kurumsal etkinliklerde kayıt listesi, açılışlarda ise mağazanın ya da standın günlük ziyaretçi beklentisi bu sayı için iyi bir başlangıçtır. Kesin sayı ile planlanan sayı arasındaki fark ne kadar azsa, ikram da etkinliğin sonuna kadar o kadar dengeli kalır.
Major Catering kokteyl menüsünü etkinliğinizin süresine, saatine ve misafir akışına göre sizinle birlikte belirler; servis ekibi ve bistro masa gibi ekipman da aynı planın parçasıdır. Kurumsal davet ve lansmanlar için kokteyl organizasyon hizmetimize, mağaza ve stant açılışları için de açılış organizasyonu hizmetimize bakabilirsiniz.
